عهدة الموظف هي مبلغ نقدي أو أصل عيني تُسلِّمه الشركة لموظف لينفقه أو يستخدمه في أداء مهمة محددة باسم الشركة، مع التزام الموظف بتقديم مستندات إثبات (فواتير، إيصالات) أو إعادة المبلغ غير المُستخدَم. محاسبياً، تُصنَّف العهدة كـأصل متداول مؤقت ضمن "أرصدة مدينة أخرى" حتى لحظة تسويتها الكاملة، وليست مصروفاً نهائياً عند التسليم.

هذا التمييز جوهري: تسليم العهدة لا يُسجَّل كمصروف فوراً، بل كذمة مدينة على الموظف. المصروف الفعلي يُسجَّل فقط عند تقديم المستندات الثبوتية في مرحلة التسوية. غياب هذا الفهم يُؤدي إلى تضخيم المصروفات في الفترة الخاطئة وتشويه قائمة الدخل.

قبل تسليم أي عهدة، يجب أن تكون هناك سياسة واضحة ومُعتمَدة تُحدِّد من يحق له طلب عهدة، بأي سقف، وما هي مهلة التسوية المسموحة — وإلا تحوَّلت العهد إلى فوضى مالية بلا ضوابط.

عند تقديم الموظف مستندات الصرف (فواتير، إيصالات) بعد انتهاء المهمة، تُحلَّل هذه المستندات وتُسجَّل كمصروفات فعلية بحساباتها الصحيحة، ويُقفَل حساب العهدة بقدر المُستنَد عليه.

في نظام العهدة المستديمة (Imprest System)، لا يُعاد المبلغ الكامل في كل مرة — بل يُقدِّم الموظف مستندات المصروف الفعلي، تُسجَّل كمصروفات، ثم يُعاد تجديد العهدة بنفس قيمة ما صُرف فقط للحفاظ على السقف الثابت الأصلي.

تماماً كتقرير أعمار العملاء، يُصنِّف تقرير أعمار العهد كل عهدة قائمة حسب المدة المنقضية منذ تسليمها، ليُحدِّد فوراً أي العهد أصبحت متأخرة عن التسوية وتحتاج تدخلاً عاجلاً.

لنُطبّق كل ما سبق في سيناريو واقعي متكامل. قسم المبيعات الميدانية لديه 5 مندوبين، كل منهم يحمل عهدة شهرية ثابتة بنظام مستديم، وكلَّفك المدير المالي بمراجعة دورة شهر مارس بالكامل.

عهد الموظفين من أكثر البنود التي تتطلب رقابة دقيقة لأنها أموال تخرج فعلياً من الخزينة قبل وجود مستند إثبات نهائي — أي قبل التأكد من سلامة الصرف.